Ticari işletmelerin kullanması gereken elektronik belgeleme sistemine e-arşiv denir. Sistem aracılığıyla irsaliye ve fatura gibi belgeler dijital ortamda oluşturulur. Bu sayede hem saklanması hem de paylaşılması daha kolay hale gelir.
E-Arşiv hakkında bilinmesi gerekenler sayesinde işlemler sorunsuz bir şekilde tamamlanmaktadır. Sistemin en önemli faydalarının başında, kâğıt kullanma zorunluluğunun ortadan kalkması gelir. Böylelikle yüksek oranda maliyet tasarrufu sağlanır. Bununla birlikte belgelerin düzenlenmesi için gereken süre de kısalır.
Diğer yandan sisteme kaydolmak son derece basittir. Aynı zamanda belge oluşturmak için çeşitli yazılımların kullanılması ise çok daha rahat etmenizi sağlar. Özel entegratör sistemlerini kullanıma sunan net-bt.com.tr aracılığıyla tüm işlem süreci ekstra pratiklik kazanır. Site üzerinden firmayla iletişime geçerek e-arşiv kullanımı ile birlikte diğer çözüm yolları hakkında bilgi alabilirsiniz.
E-Arşiv Nedir?
Eğer “E-Arşiv nedir?” şeklinde bir düşünceye sahipseniz, sistemin elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanması gereken belgelerden oluştuğunu bilmelisiniz. Vergi Usul Kanunuyla yürürlüğe sokulan uygulama, faturaların ibraz edilmesini ve raporlanmasını kapsar. Vergi mükelleflerinin bu sistemi kullanabilmesi için öncelikli olarak e-fatura uygulamasına kayıtlarının olması gerekir.
NetBT ayrıcalıklarıyla sunulan e-arşiv hizmetleri, yaptığınız tasarrufların daha fazla artmasına yardımcı olur. SAP entegrasyonu ve e-arşivin birleştirilmesiyle birçok avantajı elde edebilirsiniz. İşletmelerinizde maddi kazanımların yanında azalan iş yükü, diğer işlerinize daha çok vakit ayırmanızı sağlar. Böylece bir yandan tasarruf ederken diğer yandan edeceğiniz kârları doğrudan arttırabilirsiniz.
E-Arşiv Özellikleri
Özel entegratör sayesinde e-arşiv özellikleri gelişmeye devam etmektedir. Fatura iletilmesi gereken kişilere, mali imzalı ve mühürlü faturalar kolaylıkla gönderilir. Aynı zamanda bu belgeler PDF formatında yollanmaktadır. Dosya formatı ise belgenin hızlı bir şekilde açılarak okunmasını sağlar.
E-Arşiv portal kullanarak yararlanabileceğiniz sistem özellikleri şu şekilde sıralanabilir:
· Kullanılan muhasebe yazılımlarıyla uyumludur.
· Muhasebe aşamalarının tamamında performans artışı yaşanır.
· İşlemlerin tamamlanma sürecinde fazlasıyla hız kazanılır.
· Fatura kontrolleri ve takibi kolaydır.
· Kâğıt faturaların çıktı alma ve gönderme maliyetlerinin tamamı ortadan kalkar.
· Operasyonel verimlilik ve etkinlik son derece artar.
· GİB e-arşiv entegratörüyle beraber özel yazılım entegre edilebilir.
Bütün özelliklerle birlikte doğanın korunmasına da katkıda bulunulmaktadır. Daha yeşil bir yaşam alanı için e-arşiv sistemlerine gereken özen gösterilmelidir.
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu
E-Arşiv fatura için belirli koşullar çerçevesinde zorunluluklar bulunmaktadır. Zorunluluk şartlarına hâkim olunması çok önemlidir. Aksi durumlarda çeşitli sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Zorunluluk kapsamı şu şekildedir:
· E-fatura mükellefi olunması
· 1 iş günü içinde vergi zorunluluğuna sahip olan kişilere KDV’nin dahil edilmesiyle birlikte 5000 TL fatura düzenlenmesi
· Vergi mükellefi olmayanlara 30.000 TL ve üzerinde fatura kesilmesi
Bununla birlikte 22 Ocak 2022 tarihli tebliğe göre; vergi mükelleflerine 2000 TL, vergi mükellefi olmayanlara 5000 TL üzerinde fatura düzenlemesi gerekiyorsa e-arşiv fatura kesilmesi şarttır.
Gelir İdaresi Başkanlığı E-Arşiv Tebliği
GİB e-arşiv fatura tebliği düzenlenerek yürürlüğe girmiştir. Vergi Usul Kanunu gereğince satışlar ve gayrisafi iş hasılatına göre belge düzenlenme şartları mutlaka bilinmelidir. E-Arşiv fatura portal üzerinden belge oluşturmak için yayınlanan tebliğin detayları şunlardır:
· 2018, 2019 ve 2020 hesap dönemlerinde 5 milyon TL ve üzerinde
· 2021 hesap devirlerinde 4 milyon TL ve üzerinde
· 2022 ve sonrasındaki hesap dönemlerinde 3 milyon TL ve üzerinde satış veya hasılat yapanlar sisteme geçmek zorundadır.
Ayrıca inşaat, gayrimenkul, motorlu taşıt, alım-satım ve imal işleriyle birlikte kiralama işleri yapanlar için zorunluluk bulunur. Aynı zamanda bu işlere aracılık yapan kişilerin brüt satışı 2020 ve 2021 hesap devir işlemleri için 1 milyon TL veya üzerindeyse belge düzenlemeleri gerekir. Elektronik ortamlar üzerinden hizmet veya ürün satanlarda aynı şartlar üzerinden e-arşiv sistemine geçmek durumundadır.
E-Arşiv Avantajları
E-Arşiv portal giriş işlemlerini tamamlayarak avantajlardan yararlanmaya başlayabilirsiniz. Operasyonel faaliyetlerde maliyet ve zaman tasarrufu yapmak, en başta sayılabilecek avantajlardandır. E-Arşiv fatura giriş uygulaması sayesinde birçok belgenin muhafaza edilmesi süreci oldukça basit olur. Bu belgelerin bazıları şunlardır:
· Tüm faturalar
· İşletme gelir vergisi beyannamesi
· Muhasebe kayıtları
· Banka hesap özeti
· İşletme defterleri
· İptal edilen çekler
Bütün bu belgeler ve arşivlenmesi gereken tüm evraklar sistem üzerinde saklanabilir. E-Arşiv sorgulama ve diğer belgeleri inceleme şansı, avantajlarınızı yükseltmeye devam eder.
E-Arşiv fatura sorgulama sayesinde ihtiyacınız olan belgelere çok kısa sürede ulaşabilirsiniz. Bu durum aynı zamanda muhasebe süreçlerinin hızlanmasıyla birlikte hata oranının en aza inmesi anlamına gelir. E-Arşiv fatura görüntüleme yapıldığında ise raporlara oldukça ayrıntılı bir biçimde ulaşılması memnuniyeti arttırır.
Sistem üzerinde pek çok farklı işin halledilebilmesi, tercih edilme oranını son derece yükseltir. İnternet bankacılığının kolaylaşması gibi etkenlerle faaliyetlerinizin kesintiye uğramasını engelleyebilirsiniz. Ayrıca geçmiş dönemlere ait faturaları istediğiniz anda e-arşiv sisteminde görüntüleyebilmeniz, özellikle denetim gibi durumlarda büyük kolaylık sağlar. Bununla birlikte olası hataları da daha çabuk düzeltebilirsiniz.
NetBT firması tarafından üretilen çözüm yolları sayesinde işletmenize beklediğinizden çok daha fazla değer katabilirsiniz. E-Arşiv uygulamaları için özel olarak geliştirilen entegratörü tercih ederek hem zorunlulukları yerine getirebilir hem de yüksek oranda kârlara ulaşabilirsiniz.
